リーガルテック株式会社（本社：東京都、代表取締役CEO：平井智之）は、事業再生や組織再編の場面で、複数の関係者の間で機密情報を共有する作業を支援する「関係者別資料共有テンプレート」の提供を開始すると発表しました。同社のVDR（バーチャルデータルーム）サービス「リーガルテックVDR」と組み合わせて使う実務資料で、現在このテンプレートを使った「リーガルテックVDR」のトライアルを受け付けています。
立場の違う関係者ごとに「見せる範囲」を分ける
事業再生や組織再編の案件には、経営陣、金融機関、スポンサー候補、株主、専門家など多くの関係者が関わります。財務情報、資金繰り、事業計画、取引先情報、人員計画、スポンサー提案といった機密性の極めて高い情報を短期間で共有しなければならない一方で、必要な情報や閲覧してよい範囲は立場によって異なります。こうした情報をメールや単一の共有フォルダーで扱うと、送付先の誤り、不要な情報の開示、古い資料の参照などが起きやすく、案件全体の情報統制が難しくなります。
また、再生・再編案件では、金融機関向けの資料、スポンサー候補向けの資料、社内検討用資料などを分けて管理する必要があります。さらに、案件の進行に伴って資料が更新・追加されるため、「誰に何を見せているか」を継続的に確認できる運用が重要です。
今回のテンプレートは、金融機関、スポンサー候補、弁護士、会計士、FA、社内経営陣など、立場の異なる関係者が参加する案件を対象に、「誰に、どの資料を、どの段階で共有するか」を整理するためのものです。「リーガルテックVDR」の権限管理、ダウンロード等の制限、電子透かし、活動ログなどと組み合わせることで、再生計画策定、スポンサー選定、デューデリジェンス、金融機関協議などで生じる情報共有を、案件単位で管理できる環境づくりを支援します。
テンプレートに含まれる6つの項目
「関係者別資料共有テンプレート」の内容は、次の6項目です。
- 関係者マップの作成：金融機関、スポンサー候補、専門家、経営陣、事業部門等の役割と情報ニーズを整理
- 資料区分の設定：財務、資金繰り、事業計画、契約、顧客、人事、資産、知財等の資料を用途別に分類
- 閲覧グループの設計：関係者ごとに閲覧可能なフォルダー・資料を設定するためのグループ構成を整理
- 開示タイミングの管理：初期協議、スポンサー募集、DD、条件交渉等の段階に応じて開示範囲を調整
- 持ち出し・印刷条件の設定：センシティブな資料を閲覧のみとするか、ダウンロード・印刷を認めるかを整理
- 終了・移行処理：案件成立、スポンサー決定、協議終了等に応じて不要なアクセスを停止し、必要なログを保存
想定している資料区分は、資金繰り表・金融機関借入資料、再生計画・中期事業計画、スポンサー候補向け説明資料、主要契約・顧客情報、資産・不動産・設備資料、人事・組織再編資料、法務・税務・会計上の検討資料です。利用場面としては、私的整理・事業再生の情報共有、スポンサー選定を伴う再生案件、グループ内の事業再編、子会社再編・統廃合、複数金融機関との協議を伴う案件が挙げられています。
一般的なクラウドストレージとの違いとトライアル内容
一般的なクラウドストレージにも、サービスや契約プラン、設定によっては共有期限、ユーザー管理、権限管理、操作ログなどの機能があります。ただし今回対象としている業務では、案件ごとに参加者が変わり、検討・交渉・プロジェクトの進行に合わせて開示範囲を変える必要があります。「リーガルテックVDR」では、案件や相手方ごとに独立したルームを設け、ユーザー・グループ・フォルダー単位で権限を管理しながら、資料の閲覧条件と活動ログを一つの環境で確認できるとしています。
トライアルでは、テンプレートに沿った案件ルームを想定し、以下の操作・運用を確認できます。
- 登録ユーザー・グループ・フォルダー権限の設定
- 資料ごとの閲覧、ダウンロード等の条件設定
- 電子透かし、二段階認証、IPアドレス制御等の確認
- 閲覧・ダウンロード・権限変更等の活動ログ確認
- 案件終了時のアクセス停止・ルーム運用の確認
「リーガルテックVDR」の概要
「リーガルテックVDR」は、企業間取引、M&A、共同研究、監査、紛争対応など、重要情報を限られた関係者の間で共有するためのVDRサービスです。細かな権限設定、ダウンロード・印刷等の制限、二段階認証、IPアドレス制御、電子透かし、活動ログなどにより、機密情報の安全な共有と管理を支援します。利用料金は月額30,000円から、ストレージ容量は1GBから、ユーザー数は無制限です。トライアルの申し込みは、同社のお問い合わせフォームから受け付けています。
出典：リーガルテック株式会社
