吉積情報株式会社は、Google Workspace 拡張機能「Cmosy Pocket（クモシィポケット）」の導入事例記事を公開しました。今回紹介されたのは、手作りのフレッシュペットフード「ココグルメ」「ミャオグルメ」を展開する株式会社バイオフィリアです。Google ドライブを使った社外とのファイル共有で、セキュリティ統制と現場の使いやすさをどう両立したのかがまとめられています。
Google ドライブでの外部共有に潜んでいた課題
ペットウェルビーイング企業として成長を続けるバイオフィリアは、ファイル共有の基盤に Google ドライブを使っていました。ただ、一度きりのファイル送信であっても、そのたびに専用フォルダを作り、権限を設定する必要がありました。これが現場にとって大きな業務負担になっていたといいます。
あわせて、送信履歴を確実に記録する仕組みや、送付後にアクセスを制御する仕組みも欠かせませんでした。事業の成長にともない、セキュリティ統制をさらに強化する必要が出てきていたことも背景にあります。
選定の決め手は「専用画面への都度のログインが不要」と「送付状況・アクセス期間の管理」
バイオフィリアは、セキュリティ統制と現場の利便性を両立するソリューションとして「Cmosy Pocket」を選びました。決め手となったポイントは次のとおりです。
- 専用画面に毎回ログインする必要がなく、Gmail などのサイドパネルから直感的に操作できる Chrome 拡張機能のため、現場の学習コストを大幅に削減できる
- 事前準備の手間を省き、コストを抑えた運用ができる
- 利用ログを確実に取得でき、共有リンクに有効期限を設定できるため、送付状況とアクセス期間を管理できる
Cmosy Pocket は、Google ドライブの外部共有制限を維持したまま、社外と安全にファイルを送受信・共有できるようにする拡張サービスです。「セキュリティのために外部共有を制限しているが、業務効率のために外部とファイルをやり取りしたい」という企業の悩みを解決するためのサービスとして提供されています。
1ヶ月間のトライアルを経て、会社指定の手段として定着
導入前には1ヶ月間のトライアルを実施しました。社外とのファイル共有が多い複数部署の担当者が参加し、最低限のマニュアルだけで迷うことなく操作を完了できたといいます。
現在は、外部デザイナーとの高頻度なデザインデータのやり取り（ファイル受信機能を活用）や、セールス部門による卸業者・小売店への製品概要や販促資料の配布など、幅広い業務で使われています。Gmail などのサイドパネルからシームレスに使える利便性もあり、会社指定の手段として早期に定着しました。ルールに沿った外部共有が、社内に自然と根付いているとのことです。
担当者が語る「運用ルールと利便性の隙間」
バイオフィリアの青山氏は、外部とのファイル共有におけるセキュリティ向上や PPAP 対策は、多くの企業に共通する課題だと話しています。システムで制限をかけすぎると業務が滞り、現場が別の手段を選ぶきっかけになるため、シャドーITの要因にもなります。反対に運用だけでカバーしようとすると、現場の負担が増え、対応漏れなどによるセキュリティリスクも残ります。青山氏は、こうした「運用ルールと利便性の隙間」を埋め、現場のニーズに細やかに応えてくれたのが Cmosy Pocket だったと振り返っています。
さらに青山氏は、セキュリティ統制を保ちつつ、ユーザーの利便性を損なわず業務の遂行を妨げないよう、最適なツールを使い分ける環境を整えることこそが管理部門の重要な役割だと考えていると述べています。そのうえで、外部ファイル共有の運用に課題を抱える企業に勧めたいツールだとコメントしています。
提供元の吉積情報は2005年創業で、Google Workspace プレミア パートナー（Co-sell & Services）です。Google Workspace の導入支援や Cmosy Pocket のほか、Google Workspace with Gemini の導入から定着、活用促進までをトータルでサポートする「AI Driven」、Google Workspace ユーザー向けトレーニング「Y’s UP Skill（ワイズアップスキル）」、IT エンゲージメント最適化診断サービス「ENGAGE UP」なども提供しています。
出典：吉積情報株式会社
